MICROSOFT
EXCEL
A.
Mengenal
Microsoft Excel Microsoft Excel, untuk selanjutnya disingkat Excel, adalah
program aplikasi yang banyakdigunakan untuk membantu menghitung,
memproyeksikan, menganalisa, danmempresentasikan data. Disini kita akan banyak
bersinggungan dengan metode2 pembuatan tabel dan grafik yangsangat dibutuhkan
sekali dalam penyusunan data2 perusahaan, hasil2 penelitian, maupun dalam
pembuatan makalah pribadi. B. Bekerja Dengan Microsoft Excel a) Lembar Kerja
Microsoft Excel Sebelum mulai memasuki pembahasan Microsoft Excel, ada baiknya
kita mengenal lebih dulubagaimana tampilan Microsoft Excel itu, beserta
beberapa istilah2 umum yang akan digunakan.Beberapa istilah2 umum yang
diberikan pada gambar dibawah ini akan banyak digunakan dalam pembahasan
selanjutnya, sehingga akan lebih baik bila kita menghafalkannya dengan baik. b)
Memindahkan Penunjuk Sel (Cell Pointer) Ada beberapa cara untuk memindahkan
cell pointer. Untuk lengkapnya silahkan lihat table dibawah. c) Memasukkan Data
ke Lembar Kerja Berbagai jenis data dapat dimasukkan ke dalam lembar kerja
seperti teks, nilai, tanggal, jam dan lain sebagainya. Untuk memasukkan data ke
dalam suatu sel, dapat mengikuti langkah berikut ini : 1. Pilih atau klik sel
tempat anda akan memasukkan data 2. Ketikkan data yang ingin dimasukkan 3.
Tekan Enter atau tombol arah panah atau tombol PgUp dan PgDn d) Memperbaiki
Kesalahan Pengetikan Bila ada kesalahan pengetikan data, anda dapat
memperbaikinya dengan mengikuti langkahlangkah berikut ini : 1. Pilih sel yang
datanya ingin diperbaiki, lalu tekan F2. Atau klik tombol kiri maouse 2 kali
pada sel yang datanya ingin diperbaiki. 2. Selanjutnya perbaiki data yang salah
tersebut dan tekan tombol Enter bila sudah selesai. e) Menggunakan Rumus Anda
dapat memasukkan rumus yang berupa instruksi matematika ke dalam suatu sel pada
lembar kerja. Operator hitung yang dapat digunakan diantaranya adalah +
(penjumlahan), - (pengurangan), * (perkalian), dan ^ (perpangkatan). Untuk
mengenali cara penggunaannya, terlebih dahulu marilah membuat table seperti
gambar dibawah ini. Untuk mengisi sel E5 yakni Total Upah yang Diterima, dapat
ditempuh dengan beberapa cara. a) Menulis Rumus dengan Menggunakan Angka Tetap
1) Tempatkan penunjuk sel pada posisi yang diinginkan (dalam contoh ini E5) 2)
Ketik rumus “=48*3500” pada kolom baris rumus dan tekan Enter. Catatan :
Penulisan rumus selalu diawali dengan lambng sama dengan (=). b) Menulis Rumus
dengan Referensi Sel 1) Tempatkan penunjuk sel pada posisi yang diinginkan
(dalam contoh ini E5) 2) Ketik rumus “=E3*E4” pada kolom baris rumus dan tekan
Enter. Catatan :Dengan menggunakan cara ini, bila data di sel E3 &(atau) E4
diubah, maka hasil di sel E5pun akan ikut berubah. c) Menulis Rumus dengan Cara
Menunjuk Dengan menggunakan keyboard atau mouse : 1) Tempatkan penunjuk sel
pada posisi yang diinginkan (dalam contoh ini E5) 2) Ketik “=” pada kolom baris
rumus 3) Pilih atau klik sel E3, lalu ketik “*” 4) Pilih atau klik sel E4 lalu
tekan Enter. f) Membuat Range/Blok Sel Pada saat bekerja menggunakan Excel, kita
tidak hanya bekerja dalam satu sel saja. Terkadang, anda akan bekerja dalam
grup/kumpulan sel. Misalnya saja bila anda ingin merubah jenis huruf beberapa
kolom dan (atau) baris, ingin merubah rumus beberapa kolom dan (atau baris),
copy-paste atau mendelete data beberapa kolom dan(atau) baris, dll. Dalam
kondisi2 seperti ini, anda dapat menggunakan range/blok sel ini untuk
memudahkan kerja anda. Range dinamakan menurut alamat sel di ujung kiri atas
sampai ujung kanan bawah. Sebagai contoh, range dari sel B2 sampai E7
dituliskan sebagai range B2:E7. (lihat Gambar 3). Range/blok sel dapat dibuat
dengan beberapa cara : 1. Membuat Range Menggunakan Tombol Shift a) Tempatkan
penunjuk sel awal range/bagian awal sel yang ingin diblok, yaitu B2 (lihat
Gambar di atas). b) Sambil menekan Shift, tekan tombol anak panah sampai sel
tujuan, yaitu E7 2. Membuat Range Menggunakan Mouse** a) Klik sel yang
merupakan sel awal range, yaitu B2. Pointer/penunjuk mouse harus barada dalam
keadaan tanda plus warna putih (tunjuk ke dalam sel, bukan tepi sel). (lihat
Gambar diatas). b) Sambil tetap menekan klik kiri mouse, gerakkan mouse (drag)
ke sel tujuan, yaitu sel E7. 3. Membuat Kolom atau Baris Suatu kolom atau baris
dapat disorot dengan mengklik huruf kolom atau nomor baris yang anda inginkan.
Misalnya cukup klik huruf kolom B bilai ingin menyorot seluruh kolom B. 4.
Menyorot Sederetan Kolom atau Baris Untuk menyorot sederetan kolom (misalnya B,
C, D) atau sederetan baris (misalnya 3, 4, 5) dapat dilakukan dengan mengikuti
langkah berikut ini : a) Klik di huruf kolol atau di nomor baris awal (di
contoh ini adalah B atau 3) b) Sambil tetap menekan tombol mouse kiri,
geserlah(drag) pointer(penunjuk) mouse hingga menyorot seluruh baris itu (di
contoh ini adalah D atau 5). g) Menghapus Data Untuk menghapus data di suatu
sel atau range tertentu, pindahkan sel ke, atau buatlah range tempat yang ingin
dihapus, lalu tekan tombol Delete. Dan bila ingin menghapus format tampilan
data/sel dapat dilakukan dengan memilih dan mengklik menu Edit, Clear, Formats.
h) Memasukkan Rangkaian Data dengan Fasilitas AutoFill Untuk memasukkan data
berupa angka atau teks dengan fasilitas AutoFill, dapat dilakukan dengan
mengikuti langkah2 berikut ini : 1. Pilih/klik sel tempat posisi awal dari
rangkaian data yang ingin anda buat. Misalnya pilih/klik sel B2. 2. Ketik data
awal yang anda inginkan. Misalnya teks “Jan” (January) 3. Pada sel berikutnya
(sel dibawah/B3 atau disampingnya/C2) ketik data berikutnya yang anda inginkan.
Misalnya di B3 ketik “Feb” (February) 4. Sorot/bloklah B2:B3. (Lihat Gambar5)
5. Dalam keadaan masih tersorot, arahkan penunjuk/pointer mouse ke pojok kanan
bawah sel B3 hingga tanda plus putih berubah menjadi plus hitam. 6. Tekanlah
tombol kiri mouse dan geser/drag posisi pointer mouse ke sel yang diinginkan
misalnya B12. Dengan ini rangkaian data angka dapat ditampilkan. Lihat Gambar
di bawah ini. i) Menggunakan Fasilitas AutoCalculate dan AutoSum 1.
AutoCalculate Fasilitas AutoCalculate (penghitungan otomatis) digunakan untuk
melakukan penghitungan dengan cepat dan mudah dari data2 yang cukup banyak
dalam suatu range tertentu. Didalam fasilitas AutoCalculate ini terdapat 6 buah
perintah, yakni perintah otomatis untuk menghitung rata2 (Average), jumlah data
(Count), banyak data angka (Count Nums), nilai max (Max), nilai min (Min), dan
jumlah data angka (Sum). Cara menggunakannya adalah sebagai berikut : a. Sorot
range data yang akan dikalkulasi/hitung. Misal sorot range C7:C12 dari data
seperti dibawah ini. b. Klik tombol kanan mouse di baris status, dan pilihlah
jenis kalkulasi yang anda inginkan. Misalkan pilihlah Average(A) untuk
menghitung rata2 data. c. Hasilnya akan ditampilkan di baris status. 2. AutoSum
Fungsi AutoCalculate diatas adalah untuk menghitung cepat data2 yang cukup
banyak, tetapi tidak dapat menuliskan secara otomatis di lembar kerja anda.
Khusus untuk penjumlahan (Sum), ada cara mudah lain untuk melakukannya yang
sekaligus juga dapat langsung menuliskannya ke lembar kerja anda. Caranya
adalah dengan menggunakan tombol toolbar AutoSum (Σ).Misalnya dalam contoh
diatas, bila kita ingin menuliskan total unit, letakkan pointer mouse ke tempat
yang kita inginkan (misalnya C13), lalu tekan tombol Σ di toolbar. Selanjutnya
sorot range yang ingin dijumlahkan (dalam contoh ini adalah C5:C10) dan tekan
Enter. j) Mengatur Lebar Kolom a. Mengatur Lebar Kolom Menggunakan Mouse 1.
Arahkan pointer mouse pada batas kanan kolom yang akan diubah hingga tanda plus
warna putih berubah menjadi tanda panah dua arah. Catatan : Bila ingin mengubah
lebar sederet kolom, terlebih dahulu bloklah kolom yang akan diubah lebarnya,
kemudian tempatkan pointer mouse ke batas kanan salah satu kolom tersebut. 2.
Klik tombol kiri mouse, dan sambil terus menekan mouse geser(drag)-lah mouse
hingga lebar kolom sesuai yang diinginkan. b. Mengatur Lebar Kolom Sesuai Data
Terpanjang 1. Arahkan pointer mouse pada batas kanan huruf kolom yang akan
diubah lebarnya. 2. Klik dua kali pada batas kolom. Lebar kolom akan mengikuti
data terpanjang yang ada pada kolom seperti terlihat pada gambar9. k) Mengatur
Tinggi Baris 1. Arahkan pointer mouse pada batas bawah baris yang akan diubah
hingga tanda plus warna putih berubah menjadi tanda panah dua arah. Catatan :
Bila ingin mengubah tinggi sederet baris, terlebih dahulu bloklah baris yang
akan diubah tingginya, kemudian tempatkan pointer mouse ke batas bawah salah
satu baris tersebut. 2. Klik tombol kiri mouse, dan sambil terus menekan mouse,
geser(drag)-lah mouse hingga tinggi baris sesuai yang diinginkan. l) Mengatur
Format Tampilan Huruf Data yang ketikkan pada lembar kerja dapat ditampilkan
dengan berbagai bentuk untuk memudahkan dan membuat variasi dalam lembar kerja
anda. Bentuk huruf (font), ukuran huruf (size), garis bawah (underline), warna
huruf (color) dan efek khusus lainnya dapat anda tambahkan dalam data anda. Dua
cara dalam melakukan format huruf dapat ditempuh melalui perintah yang ada di
baris menu dan toolbar. 1. Format Melalui Perintah di Baris Menu a. Sorot sel
atau range yang akan anda format b. Pilih dan klik menu Format(O), Cells
(CTRL+1), dan kotak dialog Format Cells akan ditampilkan c. Pada kotak dialog
Format Cells tersebut, klik tab Font. d. Tambahkanlah efek khusus yang
diinginkan pada teks dan klik OK. 2. Format Melalui Toolbar Tabel 2.
Jenis-jenis Perintah Toolbar untuk Melakukan Format Tampilan Huruf m) Meratakan
Tampilan Data Bila diperlukan, anda dapat mengatur tampilan data yang tersimpan
pada suatu sel atau range tertentu agar posisinya ditampilkan rata kanan, kiri,
di tengah sel atau di tengah beberapa kolom tertentu. Ada 2 cara yang dapat
ditempuh dalam melakukan perataan tampilan data ini, yakni dengan menggunakan
perintah yang ada di baris menu dan toolbar. 1. Meratakan Data dengan Peintah
di Baris Menu a. Sorotlah sel atau range yang akan anda ubah tampilan datanya
b. Pilih dan klik menu Format(O), Cells (CTRL+1) dan kotak dialog Format Cells
akan ditampilkan c. Pada kotak dialog tersebut, klik tab Alignment d. Lakukan
pemilihan sesuai keinginan anda pada kotak :
Vertical : digunakan untuk memilih perataan secara vertical. PilihanØ yang dapat dilakukan adalah Top (rata atas), Center
(rata tengah), Bottom (rata bawah), Justify (seluruh data ditampilkan pada sel
secara penuh). Horizontal : beberapa
pilihan yang dapat dilakukan adalah :Ø
Orientation : untuk mengatur orientasi data dan derajat kemiringannya.Ø e. Klik OK Contoh Tampilan Data Secara Horizontal dan
Contoh Tampilan Perataan Data dengan Kemiringannya 2. Meratakan Data dengan
Perintah pada Toolbar Tabel 3. Perintah Meratakan Data pada Toolbar n)
Menambahkan Garis Pembatas dan Bingkai 1. Sorotlah sel atau buatlah range,
tempat yang akan diberi bingkai 2. Pilih dan klik menu Format(O), Cells
(CTRL+1). Lalu klik tab border. Kotak dialog akan tampil seperti di bawah ini.
3. Pada bagian Presets, pilih dan klik salah satu tombol berikut : a. None :
digunakan untuk menghapus garis pembatas dan bingkai b. Outline : digunakan
untuk membuat bingkai disekeliling sel atau range c. Inside : digunakan untuk
membuat garis pembatas didalam range 4. Pada bagian Border, pilih dan klik
garis pembatas yang diinginkan 5. Pada kotak pilihan Style, pilih jenis garis
yang diinginkan 6. Pada kotak pilihan Color, pilihlah jenis warna yang
diinginkan 7. Gambar di bagian border adalah preview bingkai atau garis pembatas
yang telah anda set. Klik OK bila sudah selesai. o) Menyisipkan Sel, Baris dan
Kolom Kadangkala kita perlu untuk menyisipkan baris atau kolom karena saat
memasukkan/mengetikkan data, ternyata ada data2 yang terlewat. Langkah2 yang
dapat ditempuh adalah seperti berikut ini : 1. Sorotlah sel, atau buatlah range
tempat sel, baris atau kolom baru akan disisipkan 2. Pilih dan klik di baris
menu : a. InsertRows : untuk menyisipkan baris baru b. InsertColumn : untuk
menyisipkan kolom baru c. InsertCells : untuk menyisipkan sel baru p) Menghapus
Sel, Baris atau Kolom Selain data yang terlewat, terkadang kita juga menemukan
data2 yang mengalami penulisan dua kali.Untuk yang semacam ini, untuk
memperbaiki penulisan data dapat ditempuh dengan menghapus sel, baris ataupun
kolom. 1. Sorot sel atau range tempat sel, baris atau kolom yang akan dihapus
2. Pilih dan klik menu Edit, Delete. Kotak dialog Delete akan ditampilkan 3.
Pilih dan klik salah satu pilihan berikut ini :
Shift cells left : digunakan untuk menghapus isi sel atau range yangØ anda sorot dan menggantinya dengan data pada baris
sama di sebelah kanannya. Shift cells up
: digunakan untuk menghapus isi sel atau range yangØ anda sorot dan menggantinya dengan data pada kolom
sama di sebelah bawahnya Entire row :
digunakan untuk menghapus seluruh baris pada sel atauØ range yang anda sorot. Entire column, digunakan untuk menghapus
seluruh kolom pada sel atauØ range yang anda sorot 4. Klik OK.
Nama :
Pratiwi Cahyaning Tyas
Kelas :
X.1
NO.abs : 25
0 komentar:
Posting Komentar